Política de Privacidad

  1. INTRODUCCIÓN.

Dando cumplimiento a las disposiciones generales en materia de protección de datos personales aplicables en Colombia frente a la información de carácter personal y de Titularidad de terceros dispuestos en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, “Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1377 de 2013, Reglamentada Parcialmente por el Decreto 1081 de 2015. Ver sentencia C-748 de 2011. Ver Decreto 255 de 2022”, y en cumplimiento de las anteriores disposiciones, C&A Ingeniería y Soluciones SAS, establece su responsabilidad respecto al tratamiento de datos personales de los Titulares, garantizando el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la autorización respecto al uso de los datos que se hayan recolectado en las bases de datos existentes en la organización. 

De acuerdo con lo anterior, C&A Ingeniería y Soluciones SAS ha elaborado el presente documento donde establece la Política de Tratamiento de Datos Personales, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todas las personas naturales y/o jurídicas que hagan parte o estén registrados en las bases de datos de la compañía.

  1. OBJETIVO.

La presente política tiene como finalidad establecer los lineamientos para la recopilación, almacenamiento, uso, circulación, supresión y demás actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, y demás normas que la complementen o modifiquen.

  1. ¿A QUIEN VA DIRIGIDO?

La política está dirigida a todo el personal que labora en la organización, visitantes, clientes, proveedores, contratistas y terceros que realizan trabajos en representación de C&A Ingeniería y Soluciones SAS. Adicionalmente se aplicará a la totalidad de bases de datos, que contengan registros personales y que sean objeto de tratamiento por parte de la compañía, quien funge como responsable del tratamiento de datos personales.

Esta política es de obligatorio cumplimiento para todas las personas naturales o jurídicas responsables de la administración de bases de datos personales de C&A Ingeniería y Soluciones SAS. 

  1. ALCANCE.

Esta política es aplicable a todos los datos personales recopilados y tratados por C&A Ingeniería y Soluciones SAS, en el desarrollo de sus actividades económicas y comerciales, dentro de las que se incluyen, pero no se limitan a la compra y venta de productos y prestación de servicios profesionales.

Por otro lado, establece la forma en que la organización gestiona los datos personales de todos sus colaboradores, solicitantes de empleo, proveedores, clientes, contratistas, socios y terceros para una variedad de propósitos comerciales y publicitarios. Además, define la metodología para dar cumplimiento a la obligación de proteger los datos personales.

  1. DEFINICIONES.

De acuerdo con la ley 1581 de 2012, la cual en su texto define:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recopilación, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los Titulares es:

  • Nombre o Razón Social: C&A Ingeniería y Soluciones SAS.
  • Número de identificación tributaria NIT: 901.050.334-7
  • Dirección: Calle 56ª # 73 – 60 de Bogotá D.C, Colombia.
  • Teléfono: PBX (+57) 601 2210128.
  • Celular: 321 9665895
  • Correo electrónico: p.granados@cyaingenieriasoluciones.com.
  1. FINALIDAD.

C&A Ingeniería y Soluciones SAS se limitará a usar y procesar los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en el presente documento, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos. El Titular expresamente autoriza a la organización a realizar la recopilación, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los propósitos descritos a continuación: 

  • Contactar al Titular con fines comerciales, informativos o publicitarios.
  • Realizar actividades relacionadas con la venta de productos y prestación de servicios.
  • Gestionar cobros, pagos y realizar facturación de productos y servicios.
  • Cumplir con obligaciones contractuales, legales y contables.
  • Gestionar solicitudes, quejas o reclamos.
  • Realizar encuestas de satisfacción.
  • Compartir información con aliados estratégicos exclusivamente para dar cumplimiento a la finalidad y flujo de trabajo de la organización.
  • Realizar calificación de riesgo financiero, jurídico, comercial, reputacional y de seguridad de manera directa o a través de compañías externas.
  • Monitorear la información y conducta comercial y financiera.
  • Controlar el acceso de personal externo que visita las instalaciones de C&A Ingeniería y Soluciones SAS.
  • Verificar el cumplimiento de los horarios de entrada y salida de colaboradores (empleados) de la organización.
  • Realizar la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.
  • Evaluar la aptitud y confiabilidad de los candidatos a desempeñar cargos en C&A Ingeniería y Soluciones SAS.
  • Las demás descritos en la presente política o permitidos por la ley.
  1. DERECHOS DEL TITULAR.

C&A Ingeniería y Soluciones SAS informa a los Titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para el tratamiento de sus datos. De acuerdo con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, la cual en su texto define los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  • Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la SIC (Superintendencia de Industria y Comercio) quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
  1. AUTORIZACIÓN PARA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN.

C&A Ingeniería y Soluciones SAS solicitará de manera previa, voluntaria, expresa e informada la autorización del uso y recopilación de los datos personales del Titular, mediante medios físicos, electrónicos o verbales, que permitan su conservación y consulta posterior. El Titular autoriza expresa o inequívocamente a la organización a recolectar sus datos personales y cualquier otra información que llegare a suministrar, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política y las normas legales aplicables.

  1. RECOPILACIÓN DE DATOS DE MENORES DE EDAD.

C&A Ingeniería y Soluciones SAS no usa, ni almacena, o realiza gestión alguna sobre datos personales de menores de edad, salvo que fuere estrictamente necesario. Sin embargo, en un eventual caso de que se recopilen datos de menores de edad, la organización tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales, de conformidad con lo establecido en las normas de protección de datos personales.

  1. SOLICITUD Y SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN.

C&A Ingeniería y Soluciones SAS solicitará a los Titulares de los datos de manera expresa la información que sea necesaria para cumplir la finalidad de cada una de las bases de datos, las cuales corresponden a:

  • Base de datos de aspirantes a vacantes laborales y empleados.
  • Base de datos de clientes.
  • Base de datos de proveedores.
  1. Solicitud de datos a aspirantes a vacantes laborales y empleados.

Para este caso la organización recopila información personal de los aspirantes relacionada con experiencia laboral, nivel educativo, así como información de contacto, a continuación, se hace relación de la información solicitada:

  • Nombre y apellidos.
  • Número de identificación.
  • Fecha de nacimiento.
  • Dirección de correspondencia y de vivienda.
  • Teléfono de contacto.
  • Correo electrónico.
  • Certificados de experiencia laboral.
  • Certificados de estudios realizados.
  1. Solicitud de datos a proveedores.

Para este caso la organización recopila información relacionada a personal encargado de áreas específicas, números de contacto, información bancaria y certificados de existencia, a continuación, se hace relación de la información solicitada:

  • Nombre o razón social.
  • Número de identificación Tributaria (NIT).
  • Cámara de comercio.
  • RUT (Personas naturales y jurídicas).
  • Certificado de pago de parafiscales (Aplica para personas naturales y para empresas que prestan servicios dentro de las instalaciones de C&A Ingeniería y Soluciones SAS).
  • Certificación bancaria.
  • Certificación de acreditación ONAC (Si aplica).
  • Datos de contacto (Representante legal, Contabilidad, Asesor comercial etc.).
    • Nombre de la persona encargada.
    • Correo electrónico.
    • Numero de contacto + extensión (Si aplica).
  1. Solicitud de datos a clientes.

Para este caso la organización recopila información relacionada a personal encargado de áreas específicas, números de contacto, información bancaria, certificaciones comerciales y certificados de existencia, a continuación, se hace relación de la información solicitada:

  • Nombre o razón social.
  • Número de identificación Tributaria (NIT).
  • Cámara de comercio.
  • RUT.
  • Certificaciones comerciales.
  • Información financiera y contable.
  • Datos de contacto (Facturación electrónica, Representante legal, Contabilidad).
    • Nombre de la persona encargada.
    • Correo electrónico.
    • Numero de contacto + extensión (Si aplica).

Los datos podrán ser suministrados explícitamente a C&A Ingeniería y Soluciones SAS de las siguientes maneras:

  • Formatos de ingreso o vinculación (empleados).
  • Formatos de capacitación.
  • Recopilados personalmente a través de sus colaboradores.
  • Prestadores de servicios.
  • Mediante consulta a terceros que administren bases de datos.
  • Formularios de creación de clientes y proveedores.
  • Mediante la recolección implícita de las operaciones propias de la organización.
  • A través de la adquisición de los productos o servicios que son ofrecidos por C&A Ingeniería y Soluciones SAS.
  • Mediante gestión comercial (Solicitudes de cotización, propuestas, ofertas, visita a las instalaciones).
  • Participación en eventos.

C&A Ingeniería y Soluciones SAS solo recopilará y/o tratará datos necesarios para gestionar su operación con empleados, clientes y proveedores. Para estos casos, una vez los Titulares suministren y otorguen el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política.

  1. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.
    1. Deberes del responsable del tratamiento de datos.

C&A Ingeniería y Soluciones SAS como responsable del tratamiento y gestión de los datos, se encuentra alineado con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, la cual en su texto define el cumplimiento de los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  16. Deberes del encargado del tratamiento de datos.

Por otro lado, en lo referente a los deberes de los encargados del tratamiento de datos y de acuerdo con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, la cual en su texto define el cumplimiento de los deberes de los encargados del tratamiento de los datos: 

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
  4. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley 1581 de 2012 y demás normas que la complementan.
  6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012, y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  7. Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula la ley 1581 de 2012.
  8. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  13. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN.

La gestión de la información hace relación al flujo de los datos personales y el tratamiento que se le da dentro de la organización, esto de acuerdo con lo establecido en el numeral 7 del presente documento “FINALIDAD”. Por lo anterior, a continuación, se define cual será el tratamiento de los datos de acuerdo con la etapa en la cual se encuentra cada registro.

  1. Uso de la información.

Todo el personal que ejerce funciones dentro de la estructura de C&A Ingeniería y Soluciones SAS son responsables de ejercer uso apropiado de las bases de datos físicas y digitales que contienen información de carácter personal y hacerlo de acuerdo con los lineamientos definidos por la compañía, los cuales se encuentran definidos en el numeral 7 del presente documento.

  1. Almacenamiento de datos.

De acuerdo con la naturaleza de la información y el método de recolección, C&A Ingeniería y Soluciones SAS realiza el almacenamiento de la información de manera física y digital, además de ejercer un adecuado control de los registros. El tiempo de almacenamiento de los datos esta alineado con los establecidos por la ley, los datos personales no se conservarán más tiempo del necesario para el propósito para el que fueron recolectados.

  1. Destrucción y Eliminación de datos.

La destrucción de medios físicos y electrónicos se realiza a través de mecanismos que no permiten su reconstrucción y de acuerdo con lo que estipulan las leyes relacionadas con la eliminación de los libros y papeles del comerciante y la Ley General de Archivos, entre otras.

  1. ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

Para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, así como para revocar la autorización del tratamiento de los mismos C&A Ingeniería y Soluciones SAS ha dispuesto los siguientes mecanismos de comunicación:

Área Administrativa.

  1. Procedimientos de consultas y reclamos de los titulares.

En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo electrónico a la dirección de contacto establecida en el presente documento. El procedimiento que se realizará se describe a continuación:

Peticiones y consultas sobre datos personales

  • Cuando el Titular de los datos o sus delegados deseen consultar la información registrada en la base de datos, C&A Ingeniería y Soluciones SAS responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles.
  • Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en caso de no poder atender la consulta dentro del término establecido, se informará al Titular la causalidad de la demora y se fijará la fecha de emisión de respuesta a su consulta, la cual no podrá superar el tiempo establecido en el primer término.

Revocación de autorización / Retiro o supresión de registros de la base de datos / Reclamos sobre datos personales.

Cuando el Titular de los datos o sus delegados consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante C&A Ingeniería y Soluciones SAS el cual será tramitado de la siguiente manera:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a C&A Ingeniería y Soluciones SAS con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, adicionalmente se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. 
  2. En caso de que la información enviada se encuentre incompleta, C&A Ingeniería y Soluciones SAS podrá solicitar al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que allegue la información completa.
  3. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha de la realización del requerimiento, el solicitante no allega la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 
  4. En caso de que C&A Ingeniería y Soluciones SAS no sea competente para resolver el reclamo, dará respuesta al Titular, delegado o solicitante, respecto a la situación y estatus de la solicitud, esto en un término no mayor a cinco (5) días hábiles, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.
  5. Una vez recibido el reclamo completo, se procederá con el trámite de la solicitud (Revocación de autorización, Retiro del registro de la base de datos o Actualización y corrección de datos).
  6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. La solicitud de retiro o supresión no procederá cuando exista una obligación contractual entre C&A Ingeniería y Soluciones SAS y el solicitante.
  7. TRANSFERENCIA DE DATOS.

En este apartado se menciona el tratamiento de los datos personales dentro y fuera de la organización, a continuación, se menciona de forma detallada el tratamiento de datos:

  1. Transferencia de datos dentro de la organización.

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, “Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1377 de 2013, Reglamentada Parcialmente por el Decreto 1081 de 2015. Ver sentencia C-748 de 2011. Ver Decreto 255 de 2022”, C&A Ingeniería y Soluciones SAS informa a los Titulares que los datos personales recolectados podrán ser compartidos con su empresa filial C&A Aviation Services SAS, exclusivamente para las finalidades autorizadas en la presente política de tratamiento de datos. Esta transferencia se realizará bajo estrictas medidas de seguridad, confidencialidad y respeto por los derechos de los Titulares, garantizando que el tratamiento por parte de la filial se ajuste a los mismos principios, condiciones y finalidades aquí establecidos.

  1. Transferencia de datos fuera de la organización.

Dependiendo del proceso y la finalidad C&A Ingeniería y Soluciones SAS se hace necesario compartir los datos personales de la siguiente manera:

Datos de empleados:

  • Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS)
  • Entidades Promotoras de Salud (EPS).
  • Cajas de Compensación Familiar.
  • Administradora de Riesgos Laborales (ARL).
  • Entidades Bancarias.
  • Empresas de seguridad y vigilancia (Validación de datos e información).
  • Plataformas de contabilidad.
  • Plataformas de manejo de nómina.
  • Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
  • Plataformas de correo electrónico.
  • Entes Gubernamentales.

Datos de Clientes y Proveedores:

  • Plataformas de manejo de facturación electrónica.
  • Plataformas de contabilidad.
  • Empresas de mensajería y transporte de mercancía.
  • Entidades Bancarias.
  • Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
  • Secretaria Distrital de Hacienda.
  • Empresas aseguradoras (Adquisición de pólizas, si aplica).
  • Plataformas de correo electrónico.
  • Asociados Estratégicos (Para el caso de prestación de servicios por terceros).
  1. CCTV.

C&A Ingeniería y Soluciones SAS cuenta con cámaras de video vigilancia que tienen como finalidad garantizar la seguridad física de la organización. De acuerdo con el alcance de la prestación del servicio, el tiempo máximo que almacena el sistema es de 7 días calendario.

  1. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS.

De acuerdo con la normativa vigente, C&A Ingeniería y Soluciones SAS no esta obligado a registrar las bases de datos en la SIC, esto debido a que no cumple con los requisitos establecidos por la entidad.

  1. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLITICA.

Esta política rige a partir de la aprobación firmada por parte del representante legal de C&A Ingeniería y Soluciones SAS, cualquier modificación y actualización se notificará a los titulares a través de la página web de la organización: www.cyaingenieriasoluciones.com.

Para mayor información o consultas sobre esta política, puede comunicarse con nosotros a:
p.granados@cyaingenieriasoluciones.com